Fordítással a csúcsra

Avagy milyen szorosan integrálható egy külső szolgáltató tevékenysége cége munkafolyamataiba?

A DOME FSG sikerére mi is büszkék vagyunk!

A fordításmenedzsment területén, a fordításokkal foglalkozó nyelvi szolgáltatók piacán folyamatos igény érzékelhető olyan megoldásokra, melyek lehetővé teszik a fordítási munkafolyamatok zökkenőmentes integrálását a megrendelők saját munkafolyamataiba.
A technológiai innováció mellett a fordításmenedzsment módszertani innovációja is abban az irányban halad, hogy a megrendelő és a fordítóiroda között a kapcsolat minél gyorsabb, minél hatékonyabb legyen, lehetővé téve a produktív, és folyamatos munkavégzést a megrendelői oldalon.
Ennek előnyeit nem lehet túlbecsülni, mivel a fordítás eredménye maga az érthető és sikeres kommunikáció. Ez a kommunikáció segít minket abban, hogy cégünk eladja termékeit, növelje piaci részesedését, időben reagálhasson a piaci folyamatokra, hogy nagyobb értéket nyújtson megrendelőinek.

 

Fordítási idő

A kommunikáció folyamatosságát és azonnaliságát nem akaszthatja meg várakozási idő. A fordításra szánt idő tervezhető, és nagyrészt a teljesítésre szolgáló erőforrások, valamint a nyelvi szolgáltató (a fordítóiroda) módszertanának, technikai felkészültségének függvénye.

 

Automatizált munkafolyamatok

Részben csökkenthető a fordításra szánt idő, amennyiben a fordítóiroda akár saját fejlesztésű, akár készen vásárolt crm rendszert használ. A crm rendszerek segítségével számos adminisztrációs munkafolyamat automatizálható és ezek átfutási ideje rövidíthető. Ez magában a nettó fordítási időben (amíg a fordító az anyagunkat készíti) nem eredményez csökkenést, azonban megrendelői oldalról az észlelt teljesítési idő csökken, nem kis részben az automatizált dokumentumkezelési és a megbízások automatikus kiosztásának köszönhetően.
Az automatikus dokumentumkezelés jelentősége abban rejlik, hogy a fordítóirodának megküldött dokumentum az érkezést követően automatikusan bekerül a megbízó neve alatt levő mappába, a rendszer indexálja, majd elérhetővé teszi a fordítást elkészítő fordító számára.
Az automatikus munkakiosztás során a fordítók azonnali értesítést kapnak a profiljukba vágó munkaanyag érkezéséről, melyet egy online felületen keresztül tölthetnek le, ahol a fordítási paramétereket is megismerhetik.
A fentiek az adminisztrációra szánt idő 20-30%-os rövidülését is eredményezhetik, a megtakarított időt a fordításért felelős projektmenedzser pedig arra fordíthatja, hogy a nettó fordítási időt csökkentő tényezőkre koncentráljon.

 

Fordítássegítő szoftver

Jelentős mértékben csökkenthető a fordítási idő, ha a fordítóiroda fordítássegítő szoftvert alkalmaz. Ennek segítségével a szövegből kiszűrhetők az ismétlődő szövegrészek: ezekkel a fordítónak nem kell foglalkoznia, elegendő csak az első alkalommal lefordítania minden szövegrészt. A fordítássegítő szoftver használatával a projektmenedzser automatikusan beillesztheti a már lefordított szövegrészeket a megfelelő kontextusba és megfelelő helyre – gyakorlatilag hosszabb szövegek esetén is mindössze két-három kattintással. Ennek a hatása a nettó fordítási időre óriási, és természetesen a költségekre is közvetlen hatással van – hiszen az ismétlődő szövegek beillesztéséért a legjobb fordítóirodák a fordítási díj mindössze egy részét számolják fel.
A másik nagy előnye a fordítássegítő szoftverek használatának, hogy a megrendelő minden korábbi megbízására emlékszik – egy fordítómemória formájában. Ez a fordítómemória tartalmazza a korábbi anyagok forrásnyelvi és célnyelvi verzióját is (amiről és amire a fordítás készült). Ezt felhasználva, a projektmenedzser azonosíthatja azokat a szövegrészeket, amelyek ugyanabban a formában és tartalommal fordulnak elő az új dokumentumban is, mint a korábban fordítottban, majd amennyiben talál ilyen szövegrészeket, azokat automatikusan be is illeszti a készülő fordításba. Ennek jelentősége akkor igazán nagy, amikor például szerződéseket fordíttat, melyben sok átfedés van korábbi szerződéseivel, vagy esetleg pályázati anyagokat fordíttat, ahol a technikai specifikációk, műszaki leírások, munkafolyamatok leírása sok átfedést mutat. Ilyen esetekben nemcsak a fordítási idő csökkenthető drasztikusan, hanem a fordítási díj is – természetesen az ismétlődés mértékének függvényében.

 

Integráció, kommunikáció, elérhetőség

Mi haszna a crm rendszernek, a fordítássegítő szoftvernek, ha fordítóiroda csak munkanapokon, és kizárólag 9-től 5-ig fogadja hívásunkat, válaszol emailjeinkre?
Nagyobb volumenű munkák, pályázatok benyújtása során magától értetődő, hogy nemcsak a fordítást igénylő munkatársai, hanem a pályázati anyag előkészítésében részt vevő külső szolgáltatók is olyan időbeosztással dolgoznak, amely lehetővé teszi, hogy a pályázatot a kellő határidők betartásával beadják. Ez természetesen azt jelenti, hogy a fordítást végző szolgáltató is félredobja megszokott munkaóráit, és a legmesszebbmenőkig alkalmazkodik a megbízó által támasztott igényekhez, és időkerethez.
Ami az eddig felsoroltak mellett a leginkább meghatározza egy fordítás és vele együtt egy pályázat esetleges sikerét, az a fordítóiroda támogató attitűdje és azon képessége, szándéka, hogy a lehető legszorosabban működjön együtt a megbízóval.
Ez néha csak annyit jelent, hogy minden emailre azonnal válaszol, néha viszont sokkal többet: vannak esetek, amikor a megrendelő által használt belső rendszereket is használnia kell a fordítóirodának, mint például a szoftverfejlesztésben, projektfolyamatokban, hibajegykezelésben használt JIRA / Atlassian rendszer.
Az apropó, amiért ez a blog egyáltalán megszülethetett, nem más, mint egyik fontos stratégiai partnerünk, a Dome Facility nemzetközi pályázati sikere, amihez ezúton is gratulálunk. Kis mértékben ugyan, de a precíz fordításainkkal részesei lehettünk a pályázati folyamatnak, és most nagyon büszkék vagyunk sikerükre.